Kostbare misverstanden in een bureaucratie

(Misverstand als inspiratie)

De rijksdienst is continu op zoek naar de verbetering van de prestaties van de organisatie en de daarin verblijvende professional. Een zoektocht met veel vraagtekens, over de scherpte waarin de verbeteringen verwoord worden, over de echte wil om tot verbeteringen te komen, over de aanpak van die verbeteringen, over de effecten ervan. Over alle vier is voortdurend en vergaand discussie. Vaak worden de geduide problemen onder een grote paraplu aangepakt. De ene keer heet die Programma Andere Overheid (PAO), dan weer Vernieuwing Rijksdienst (VRD), terwijl in Rutte 1 de toverspreuk de ‘Compacte Rijksdienst en Bedrijfsvoering’ is. Grote operaties met een breed spectrum. In al die programma’s gaat het in eerste instantie om het ontwikkelen van de rijksdienst als organisatie en in het kielzog daarvan over het ontwikkelen van medewerkers, de nieuwe ambtenaar, de ambtenaar van de toekomst of de ambtenaar voor de toekomst.

Daarbinnen wordt rijkelijk gestrooid met schaarse middelen ten behoeve van opleiden. Recente cijfers reppen van, in 2009 en 2010, out of pocket kosten voor studie en opleiding van respectievelijk €275 en €258 miljoen. Alle leerkosten die verstopt zijn in reorganisaties en veranderoperaties waarschijnlijk niet meegerekend.

In de Rijksbureaucratie is het mogelijk lang vast te houden aan kostbare en hardnekkige misverstanden en daar is naar mijn mening de Rijksoverheid ‘hardleers’ in. Binnen de rijksdienst ligt veel nadruk op het creëren van vaste patronen, van structureren van het inzetten van blauwdrukken en herhaalde oplossingen, ook als die keer op keer niet het beoogde effect blijken te hebben.

Het meest in het oog springende kostbare en hardleerse misverstand is dat 80% procent van de organisatieproblemen NIET worden veroorzaakt door een tekort aan competenties van de professional. Veel overheidsmanagers (en ook HR-professionals) denken dat dit WEL zo is en dat problemen in hun organisaties overwegend worden veroorzaakt door attitude-problemen onder medewerkers, door te weinig kennis, en/of een gebrek aan vaardigheden. Terwijl het gaat om blokkades in de (werk)-omgeving, zoals onvoldoende sturing, matig functionerende processen, onvoldoende duidelijkheid over taken, rollen en te bereiken resultaten.
Training wordt massaal ingezet vanuit de veronderstelling dat daarmee organisatieresultaten worden behaald, wat dus niet gebeurd. Er wordt dus oneindig getraind, tegen beter weten in. Om met de woorden van onze vooraanstaande vakgenoot Geary Rummler te spreken: “Training and development is a solution in search of a problem.”

Wat mij opvalt is dat er binnen de rijksdienst veel aandacht is voor de efficiency bij opleiden en leren en veel minder voor de rendementsvraag.

  • Leren lijkt door het management te zijn weggeorganiseerd naar stafspecialisten;
  • Samenwerking op het terrein van leren is geen usance: vgl. samenwerking tussen de (inmiddels talrijke) rijksacademies, tussen de departementen. Wat zou er, bijvoorbeeld, effectiever zijn dan een centrale intake waar alle organisatievragen worden beschouwd en uitgewerkt tot een werkende oplossing.

Doelmatigheid moet en past bij een bureaucratie. Maar het kan niet zonder het ander: de vraag naar effect en of rendement van opleiden en leren. Ik noem enkele hardleerse reflexen en mechanismen:

  • Iedereen heeft verstand van leren, allemaal een heel klein beetje en daar gaan we prat op;
  • We leren los van elkaar, maar niet met of van elkaar;
  • Departementen als egeltjes, die snel denken dat hen iets wordt afgepakt als samenwerking aan de orde is;
  • En dat heeft ook te maken met dat het binnen de rijksdienst nog niet gekomen is tot een concernbrede ambitie op het terrein van kwaliteitsontwikkeling en leren. En dat zal ook niet lukken zolang er geen Rijks Raad van Bestuur is met een overall verantwoordelijkheid;
  • Wie neemt nota van actuele inzichten en onderzoek naar brein, effectief leren, leren van volwassenen (cristalized learning).

Een van de jongste loten aan de rijksleerstam geeft zich rekenschap van de actuele inzichten m.b.t. effectief leren. De rijksacademie voor de Bedrijfsvoering (onder deel van de academie voor Bedrijfsvoering, Financiën en Economie), een van de minimaal 5 leerinitiatieven die deel uitmaken van VRD (naast Casusadoptie, het Expertisecentrum voor Leren en Ontwikkelen, de Enterprise Resource Planning (ERP kennisorganisatie) en de Crisisstructuur op Rijksniveau)
heeft zich bij de opbouw van haar aanbod laten leiden door een zestal krachtige principes, deze dragen bij aan:

  • Het verbinden van organisatie- en leerdoelen;
  • Het creëren van een omgeving waarin grote mensen effectvol leren;
  • Scherpte aanbrengen in het kijken naar organisatievraagstukken.

Deze zes principes hebben in zichzelf geen meerwaarde, maar wel als ze worden geadapteerd door opdrachtgevers. Anders kijken, denken en doen, is een leerproces op zich dat begint met het minder hardleers te zijn, los te laten, samen te werken en elkaar te vertrouwen, vanuit de volgende principes, die borg staan voor een krachtig elixer:

  1. Het werk is de krachtigste leeromgeving;
  2. Urgentie focust en versterkt het leerproces;
  3. Interactie kan het leerrendement vergroten;
  4. Krachtig leren sluit aan bij wat al bekend is;
  5. Emoties en gebruik van meerdere zintuigen versterken het leren;
  6. Zelfsturing en autonomie vergroten de motivatie tot leren.

Ofwel zonder organisatievraag geen leervraag en zonder duidelijke verwachting en een appèl op de eigen verantwoordelijkheid, geen leren. Dat geldt overigens niet alleen voor diegene die de opdracht krijgen om op cursus te gaan, het geldt onverkort ook voor al die managers die hen daar heen sturen!
Het is een logische boodschap, veelal geaccepteerd, maar die in het handelen van de rijksbureaucratie nog fors aan impact kan winnen. Hoe nemen we werkelijk de kostbare misverstanden weg. Hoe gaan we of een impactvolle manier om met overheidsmiddelen. Dikke kans dat er op termijn veel minder nodig is dan de geduide 275 of 258 miljoen! Hoe komende we van kostbare tot inspirerende misverstanden?

Han Nichting

1 Comment
  1. Profielfoto van Moniek
    Moniek 5 jaar ago

    Waarde Han,

    dankjewel voor je bericht: ik heb ervan genoten. Je openingszin van je laatste alinea “zonder organisatievraag geen leervraag” heeft me vooral getroffen. Dat we vaak verrichten zo in isolement zien (laat staan: organiseren!) in organisaties, zonder er het kader van richten en inrichten erbij te betrekken, blijft me verbazen. Natuurlijk is het zo dat het handig is om afdelingen in organisaties te benoemen, zo kan je iets gericht aandacht geven, maar de waterscheiding tussen communicatie, leiderschapsontwikkeling, talentontwikkeling, verandermanagement en HRD voel ik steeds minder en zie ik steeds minder effect sorteren.

    Groet, Evert Pruis

Leave a reply

©2017 NVO2 - website door Thumbs Up

Log in with your credentials

or    

Forgot your details?

Create Account