Olifantencarpaccio

Iedere coach kent de stelregel dat in je coaching je eigen thema’s en vraagstukken vaak op je af komen. Zo was ik onlangs in gesprek met een professional over haar leerfocus in een ontwikkeltraject. Zij wil leren visionair te zijn, en autonoom een visie te ontwikkelen. Vanuit zichzelf, zonder eerst input van anderen nodig te hebben, in tegenstelling tot hoe ze dat nu doet. Ze heeft goede en passende ideeën over de organisatie waarin ze werkt en over haar vakgebied, maar die ideeën en beelden komen vooral naar buiten wanneer ze kan ‘schieten’ op een idee of een stuk van een ander. Ze heeft er een aanzet voor nodig om haar eigen visie te vormen en te formuleren.

Het neerzetten van een visie is voor haar ook moeilijk omdat ze druk ervaart dat ze ‘het antwoord’ niet weet. Wat zou die visie dan moeten zijn? Haar neiging is om direct een oplossing te willen hebben en geen ruimte te laten voor de daadwerkelijke ontwikkeling van de visie. De vraag wordt groot en complex, ze schiet weg naar andere werkzaamheden en investeert zo geen tijd in de visievraag. Een onterechte blokkade, want ze heeft wel degelijk de kennis en vaardigheden in huis!

Dit vraagstuk herken ik en kleurt ook mijn to do list. Daarop staan zaken die klein en concreet zijn, relatief gemakkelijk uit te voeren en met urgentie (zoals het ontwikkelen van een trainingsprogramma, iemand bellen) én taken die ik erg belangrijk vind maar die steeds vooruitschuiven omdat ze eigenlijk te complex, abstract of groot zijn (zoals het vormgeven van mijn visie op leren of het in de markt zetten van een groot, nieuw ontwikkeltraject). Dit laatste type taken noem ik ‘wolken’. Wolken kenmerken zich doordat ze blijven hangen ‘aan de horizon’, en ze lossen niet gemakkelijk op.

Uitstelgedrag, denk je wellicht direct. Wie kent dat niet? Mensen die dit herkennen noemen zichzelf vaak lui. ‘Ik stel mijn wolken uit omdat ik te lui ben om ze aan te pakken’. Je verkiest het om te gaan werken aan het laaghangend fruit: taken waarbij het duidelijk is waar je moet beginnen en wanneer het af is. De uitvoering van die taken geeft snel een goed gevoel: ‘ik ben productief en daarmee tevreden!’.

De uitstelgedrag-theorie zegt dat we meer geneigd zijn om voor de korte-termijn beloning te gaan dan voor de lange termijn-beloning. Bekende voorbeelden zijn afvallen (nu een stuk taart of over een jaar vier kilo afgevallen zijn) en je pensioen regelen (nu een nieuwe bank of over 40 jaar meer te besteden) (zie ook de artikelen van James Clear). De grotere vragen zijn niet urgent, maar wel belangrijk (het principe van de Eisenhower Box). Toch wint urgent het altijd van niet urgent als je niet oppast. De grotere zaken dien je te plannen én je moet je aan die planning houden zo luidt de oplossing. Het komt in feite neer op ordinaire discipline. Dat dat niet lukt, geeft een slecht gevoel (ik stel uit, eigenlijk ben ik lui).

Deze uitstelgedrag-theorie vind ik echter een te gemakkelijke verklaring, want je stelt niet alleen corvee klussen uit, maar juist ook zaken waar je erg blij van zou worden, die je ook bevrediging zouden geven op de korte termijn. Echter, we verkiezen makkelijke taken boven complexe, onze aandacht schiet daar snel naartoe. Niet per se met het gevolg dat we een korte termijn beloning te pakken hebben, want afronding van gemakkelijke taken in plaats van de ‘wolk’ leidt juist ook tot ontevredenheid. Wat leidt dan toch tot uitstellen? Niet weten hoe te beginnen. Niet weten waar te beginnen. Niet weten of je wel het juiste doet.

Hoe kunnen we er dan voor zorgen dat we onze wolken aanpakken, zodat we een tevreden gevoel overhouden? Wat werkt is het verlagen van de drempel om te beginnen. Een aantal technieken uit de scrum methodiek helpen mij hierbij. Ik licht ze toe!

Scrum komt uit de softwareontwikkeling en is ontwikkeld door o.a. Jeff Sutherland. De methode laat ontwikkelteams kort cyclisch werken en tussentijdse opbrengsten opleveren, waarmee in de praktijk al gewerkt kan worden. Het is de tegenhanger van de watervalmethode waarbij alle functionaliteiten van software eerst helemaal worden uitgedacht en ontwikkeld, voordat een totaalproduct op de markt komt. Het gaat om het opknippen van het werk in kleine, behapbare, do-able brokken die goed uit te voeren zijn én tot resultaat leiden.

Uit deze methode zijn het scrumbord, het opknippen van taken en de sprints zeer helpend bij onze ‘wolken’.

Op een scrumbord maak je inzichtelijk uit welke taken je project bestaat. Het scrumbord is een levensgrote to do list. Daarnaast houd je je vorderingen bij door te kenmerken waarmee je op dit moment bezig bent (‘doing’), wat af is (‘done’) en eventueel waar belemmeringen zijn. Het wordt zo enorm helder wat je aan werk verzet en dat geeft een gevoel van productiviteit. Toen ik een scrumbord voor mijn eigen werk ging gebruiken viel mij pas op dat ik me voornam allerlei taken te gaan doen. En dat ik vervolgens andere dingen ging doen dan die op mijn takenlijst, maar daarmee voor mijn gevoel niets deed. Nu ik ook de andere dingen waar ik mee bezig ben op de ‘doing’ lijst plaats, zie ik wat ik werkelijk aan werk verzet.

De taken die je opneemt op je scrumbord label je in Small, Medium en Large. Voor mij is dit het meest belangrijke element. Je krijgt zicht op je laaghangend fruit én op je wolken. In één oogopslag zie je voor je wat je waarschijnlijk gaat uitstellen en wat je waarschijnlijk het snelst gaat oppakken. Taken die het label Large hebben bekijk je kritisch en knip je op in kleinere subtaken die gemakkelijker op te pakken zijn. Dit geeft energie om die taken daadwerkelijk uit te gaan voeren. Het verlaagt de drempel om eraan te beginnen. In de scrum literatuur noemt men dit olifantencarpaccio: het in zo klein mogelijke delen opdelen van een vraag van een klant, zodat je er gemakkelijk mee aan de slag kunt.

Naast de labelling S, M en L doe ik een ‘uitstel-inschatting’. Ik markeer de taken waarvan ik vermoed dat ik ze uit ga stellen met een wolk, en de taken die ik erg belangrijk vind markeer ik met een hart. Zo zie ik waar ik mijn tevredenheid uit ga halen én waar het risico tot uitstel ligt. Dit inzicht zorgt er bij mij voor dat ik vaker voor de wolken kies!

Eenmaal opgedeelde taken krijgen plek in een sprint: een vast tijdsbestek waarin je vol focus werkt aan het afronden van één of meerdere gekozen taken. De sprint levert je op dat je daadwerkelijk iets hebt afgerond en je je focus vasthoudt op die ene taak of set taken. Je zorgt dat in het half uur dat je aan deze ene taak werkt, je geen afleiding hebt van andere zaken (mail, telefoon, twitter, WhatsApp, etc.). Zodat je vol focus écht tijd investeert in een taak.

Vergelijkbaar werkt de pomodoro-methode, die uitgaat van taken zo groot dat ze in 25 minuten kunnen worden afgerond. Je zet de kookwekker (de naam van de methode is afkomstig van een kookwekker in de vorm van een tomaat), je ‘pomodoro’ van 25 minuten start, je werkt door tot de wekker gaat en gaat dan door naar de volgende taak. Je zult zien dat je (1) van tevoren beter nadenkt over je taak en uit welke delen die bestaat waardoor het makkelijker is te beginnen, en dat je (2) sneller stappen zet richting een resultaat.

0 Comments

Leave a reply

©2017 NVO2 - website door Thumbs Up

Log in with your credentials

or    

Forgot your details?

Create Account