Online samenwerken in teams: de zes beste groupware tools

Je wilt online samenwerken met een gelegenheidsteam van mensen her en der. Helaas is email een waardeloze tool voor teams! Je stuurt een bericht aan het hele team: enkelen reageren alleen aan jou, anderen aan iedereen, sommigen helemaal niet. Binnen de kortste keren is er een kluwen van mailverkeer ontstaan, vol met berichten genaamd ‘vraagje’, ‘uitnodiging’ of ‘bestand’. Die vraagjes, bestanden of uitnodigingen zijn niet meer terug te vinden. Discussies ontaarden in mailexplosies. De communicatie met je team gaat verder via SMS of Whatsapp, maar niemand heeft nog overzicht. Dat moet… en kán anders!

Allereerst: 5 kenmerken van een goede teamtool

Goed uitgeruste tools om samen te werken (groupware) zijn vaak betaald, zoals Google Apps, Viadesk en Office 365. Of ze zijn complex, gericht op zwaarder projectmanagement, zoals Mindmeister en Basecamp. Andere tools zijn perfect en gratis, maar met één functionaliteit, zoals Dropbox (bestanden delen) of Whatsapp (chatten). Wat ik nodig heb is een eenvoudige, online teamtool met de volgende 5 eigenschappen:

  1. Er is een gratis variant waar je echt iets mee kunt
  2. Simpel, zonder veel toeters en bellen
  3. Je kunt berichtjes sturen aan een vast team
  4. Bestanden en links delen die ook terug zijn te vinden
  5. Het moet goed werken op mobiele apparaten

Meer functionaliteit is spannend, maar maakt de tool meestal te ingewikkeld. Let op: meestal heeft de mobiele variant (voor je smartphone of tablet) nét wat minder mogelijkheden. Het aanmaken van teams en uitnodigen van teamleden bijvoorbeeld moet bij veel tools op de desktopversie gebeuren, op je computer dus.

Zes prima tools voor online teamwork

Hieronder noem ik vijf tools die aan de eisen voldoen. Ze zijn eenvoudig, hebben een goed werkend, gratis account en zijn redelijk veilig. Ik begin met de eenvoudigste en eindig met de geweldigste.

Slack of HallTwee tools die bijna klonen zijn van elkaar. Je krijgt een eenvoudige omgeving voor je team, speciaal gemaakt voor teams. En dat is te merken. Je kunt chatten, teams aanmaken – al dan niet besloten – en alle soorten files uploaden. Die files kun je dan met een druk op de knop in één overzicht zien. Beide tools hebben nauwelijks nutteloze toeters en bellen, en dat is juist de charme. Je kunt Hall integreren met andere sociale media, zoals Twitter. Een tweet kan dan automatisch gepost worden in een chat van je team. Er zijn weinig indrukwekkende verschillen.

Evernote – De populaire notitie tool heeft onlangs een berichtenfunctie toegevoegd: Work Chat. Begin een chat op basis van emailadressen. Mensen zonder Evernote krijgen dan een uitnodiging. Omdat notities diverse inhoud kunnen bevatten is er veel mogelijk met Evernote. Deel links, pdf’s, foto’s, notulen, checklists of clips van het internet. Een klein nadeel: als je een nieuw teamlid wilt toevoegen moet je een nieuwe chat beginnen. De kracht van Evernote is dat je notitieboeken kunt delen met wie je maar wilt. Je kunt nieuwe mensen later uitnodigen of mensen weer afvoeren. Erg geschikt dus als gezamenlijke online plek voor alle bestanden van je team.

Google+ met Hangouts – Ooit bedoeld als concurrent van Facebook, maar het heeft een aantal zee specifiek eigenschappen. Het vormen van “kringen” is bijzonder eenvoudig. Je hebt dus zó een team aangemaakt. Je kunt berichten aan al je contacten sturen, maar ook aan een specifiek kring. In Google+ kun je met een druk op de knop links en foto’s delen, mensen uitnodigen voor een ‘evenement’ (een vergadering bijvoorbeeld) en je kunt zelfs korte enquêtes (polls) rondsturen. Bestanden zelf kun je niet delen, wel links naar bijvoorbeeld Dropbox of Google Drive. Via Drive kun je ook geweldig samenwerken aan dezelfde bestanden. Zeer de moeite waard om eens te proberen. En met de applicatie Hangouts zet je moeiteloos een video-vergadering op met je team.

LinkedIn Groups – Bijna iedereen zit op LinkedIn, en dat is dan ook meteen het grootste voordeel van deze tool. Velen zijn ook lid van groepen. Maar niet iedereen weet dat je heel simpel zelf zo’n groep aanmaakt. Die kan open of besloten zijn. Klik onder ‘interests’ op ‘groups’ en vindt rechts op je scherm een knop om zelf een groep te maken. De rest is kinderspel. De groep is vooral geschikt om te discussiëren, elkaar berichten te sturen en links bij te voegen. Bestanden en foto’s fysiek delen is niet mogelijk.

YammerMaakt automatisch een community aan van mensen met dezelfde domeinnaam in hun email-adres. Het mikte op grotere organisaties en het werkt daar met wisselend succes. Je kunt het echter ook gebruiken voor kleine teams van ‘random’ deelnemers. Gewoon een account aanmaken, dan een ‘external network’ creëren (dit kan alleen op je computer) en alle emailadressen invoeren. Even de app op je mobiel installeren en je hebt een krachtige tool die lijkt op een kruising tussen Twitter en Facebook. Je kunt berichten ‘liken’ en eenvoudig bestanden delen vanaf je computer of vanaf de cloud.

TrelloBestaat uit drie lagen: borden, met daarop lijsten en daarin kaarten. Je kunt eindeloos borden aanmaken, besloten (met alleen jouw teamleden) of openbaar (je moet wel een link hebben, maar het verschijnt ook in Google zoekresultaten). Je vult borden met lijsten, en die weer met kaarten. Een kaart kan een bericht bevatten, maar ook bestanden, foto’s, checklists en attachments vanaf je computer of van een cloud zoals Dropbox of Drive. Kaartjes kunnen labels krijgen, kleurcodering of een opleverdatum. Je kunt bijvoorbeeld een bord maken met een discussieonderwerp en teamleden vragen hun mening te geven. Of maak een bord met ‘inspiraties’ en vraag teamleden daar foto’s op te zetten. Kaarten zijn door het hele bord te verslepen. Trello is verbazingwekkend flexibel. Informatie organiseren is in Trello kinderspel. De combinatiemogelijkheden zijn eindeloos en het ziet er gelikt uit. De kritiek op Trello is dat er geen echte chatfunctie op zit, maar je kunt toch berichten voor elkaar achterlaten op kaartjes. Ik verwacht een grote toekomst voor Trello.

Tenslotte: aan geen van de platforms zou ik uiterst gevoelige informatie toevertrouwen, vooral niet over derden, zoals medische dossiers. Maar ach, wat stelt privacy vandaag de dag nog voor?

www.teamchange.nl

0 Comments

Leave a reply

©2017 NVO2 - website door Thumbs Up

Log in with your credentials

or    

Forgot your details?

Create Account