The Flipped Office

The Flipped Office Charlotte Staats

Sinds maart werk ik op een nieuwe plek, een toren met een prachtig uitzicht over het centrum van Den Haag, en met een beetje geluk kan je op een heldere dag de schepen op zee zien. De verdieping waar mijn nieuwe werkgever resideert biedt flexplekken voor twee afdelingen, waarbij het 0,6 principe geldt. 1 fte heeft recht op 0,6 werkplek; uitgaand van de terechte veronderstelling The Flipped Office Den Haag centrum
dat niet iedereen elke dag 8 of 9 uur lang achter zijn bureau zit.  Op dagen dat er vergaderingen zijn is het een drukte van belang. Overal zitten mensen in twee-, drie- of viertallen in kamertjes te werken, de belkamer is voortdurend bezet (ook voor korte overleggen). Mensen schieten elkaar aan voor een vraag, praten bij op de gang of bij de koffieautomaat en lopen heen en weer tussen de lockers, het keukentje en hun werkplek voor de dag.

Eén nadeel van  al die levendigheid en uitwisseling: mijn concentratie is vrijwel nul. Een mailtje beantwoorden, iets opzoeken of een verslag lezen lukt wel, maar als het gaat om het schrijven van grotere beleidsstukken of het nadenken over de doorontwikkeling van een leertraject merk ik dat dat me grote moeite kost. Ieder moment gebeurt er weer iets, waardoor ik mijn klus loslaat en aandacht besteed aan wat zich maar voordoet.  Ik schrok er wel van, want één van de basisvaardigheden in mijn werk is juist het verzamelen van informatie, die analyseren en op basis daarvan een advies ontwikkelen. Waarom kwam er nu dan zo moeilijk iets uit mijn handen? Kon ik dat niet meer?

Het duurde even voordat ik in deze nieuwe situatie ook alle informatie verzameld had, geanalyseerd had en mijzelf een advies gaf: je zit gewoon in een flipped office, maak daar gebruik van!

The flipped classroom kennen we allemaal: Je doet alles wat je online of individueel kan doen buiten het klaslokaal, en je gebruikt de tijd dat je bij elkaar bent met de docent vooral voor die zaken die je niet goed alleen of op je eigen moment kunt doen: discussiëren, netwerken, meer uitleg krijgen.

Pas toen ik de principes van de flipped classroom ging toepassen op het werk kwam er weer rust en overzicht in mijn hoofd. De momenten op de werkplek zie ik vooral als de tijd die ik besteed om met collega’s af te stemmen, bij te praten, te overleggen.  Ook plan ik afspraken met externe samenwerkingspartners op kantoor. Ik accepteer dat in die tijd weinig schrijfwerk of dieper denkwerk voor elkaar krijg, en zorg dat ik voldoende tijd in mijn agenda blok om alleen en in stilte te kunnen werken.

Toch moest ik wel een obstakel overwinnen: mijn eigen overtuigingen. Bij een nieuwe baan wil je laten zien wat je in huis hebt, welke toegevoegde waarde je hebt en ook wel dat je de schijn wilt vermijden dat je thuis aan het genieten bent van een verkapte vrije dag….  Totdat ik bedacht dat mijn toegevoegde waarde een stuk groter is als ik ‘lever’: gaat het nu om zichtbaar zijn en achter een bureau zitten, of gaat het om de organisatie weer een stuk verder brengen? Dat inzicht gaf me lucht en ruimte om mijn werk wat handiger in te delen.

Wil je ook gaan werken vanuit het principe van the flipped office? Dit zijn de tips & tricks die mij hielpen:

  • Vroeg in de ochtend ben ik het meest helder. De wekker een uurtje eerder, de laptop open met een kop thee ernaast: iedere keer ben ik weer verrast hoeveel werk ik verzet tussen 6 en 7 uur.
  • Dat brengt direct een andere meevaller: als je ‘s ochtends vroeg al direct een grote klus geklaard hebt geeft dat een voldaan gevoel voor de rest van de dag: Ook al verloopt tijd op kantoor anders dan gedacht, en heb je te maken met veel afleiding, de grote taak is al klaar.
  • Het 80/20 principe of het Pareto-principe gaat uit van een bepaalde economische wetmatigheid: 20 procent van je klanten zorgt voor 80 procent van je omzet, 20 procent van je kleren draag je 80 procent van de tijd. Op dat principe is van alles af te dingen, maar mij geeft de gedachte rust dat ik in 20 procent van de tijd 80 procent van het werk gedaan krijg. Heel concreet zijn dus twee grote blokken van een dagdeel zonder afspraken voldoende voor die rust en ruimte.
  • Zorg dat je een routine inbouwt in je werkweek. Pieter-Jan van Wijngaarden van Kessels&Smit noemt dit de ideale agenda. Als je die blokken op een vast moment in je werkweek plant, hoef je daar niet steeds opnieuw over na te denken. Lukt het altijd, die ideale werkweek? Nee, maar de kans dat het lukt is wel veel groter dan als je iedere dag weer opnieuw gaat verzinnen wat je strategie wordt of het maar op zijn beloop laat.
  • Gebruik je tijd op kantoor dus ook echt voor de zaken die je buiten het gebouw niet goed voor elkaar krijgt: overleggen, afstemmen, bijpraten, kortom tijd om de klokken gelijk te zetten.
  • Deel met je collega’s dat je op deze manier je werk inricht. Zorg dat het duidelijk is of je gestoord kunt worden tijdens je bloktijden, en wanneer je fysiek aanwezig of bereikbaar bent voor korte vragen die ook kunnen wachten. Zet dit duidelijk in je agenda, die je voor iedereen hebt opengesteld.
  • En nog een laatste tip die mij veel mentale rust gaf: ga uit van het principe van ‘Yesterbox’. De mail stroomt de hele dag rijkelijk binnen, en als je steeds kijkt naar wat er nog ligt heb je altijd een gevoel van onvoldaanheid, het is nooit af. Bij het principe van yesterbox zorg je dat je de mail van de dag ervoor afgehandeld hebt. Een duidelijk eindpunt: klaar is klaar. Een prima klusje voor op kantoor!

Charlotte Staats is programmaleider bij de Algemene Bestuursdienst. Zij leidt daar het Ambtelijk Professionaliteits Programma voor de topambtenaren van Nederland. Daarnaast heeft zij een eigen trainingsbureau. Samen met Anja Hilgers publiceerde zij in mei 2016 het boek ‘De Weg naar Excellent Leiderschap’.

0 Comments

Leave a reply

©2017 NVO2 - website door Thumbs Up

Log in with your credentials

or    

Forgot your details?

Create Account