Webcammen met ambtenaren

door: Anja Hilgers en Charlotte Staats

Den Haag, een vroege maandagochtend in april 2013. De videoverbinding komt wat krakerig tot stand, maar dan zijn ze daar, ambassademedewerkers op de ambassades in Dhaka, Bangladesh en Bangkok, Thailand. Door het tijdverschil is het in Azië halverwege de middag en hebben de medewerkers er al een groot deel van de werkdag opzitten. Iedereen kan elkaar en de Prezi op het scherm zien, het geluid doet het ook; de workshop gaat beginnen.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft 1400 ambtenaren in Den Haag, en 2800 op de ‘posten’, zoals de ambassades en consulaten worden genoemd. In deze tijd van digitale ontwikkelingen én van bezuinigingen is het niet meer noodzakelijk om ambtenaren vanuit ambassades over te vliegen naar Den Haag voor een cursus. Een besparing van kosten en tijd, maar dan moet de long distance workshop wel een waardige vervanging zijn.

In dit blog nemen we je mee in de opzet van een workshop via de webcam, beschrijven we de ervaringen die we hebben opgedaan en geven we je tips en tricks als je zelf via video of webcam een workshop wilt organiseren.

Doelgroep en context

Ambtenaren van het ministerie van Buitenlandse Zaken zijn wereldwijd actief. Het ministerie heeft niet alleen uitgezonden diplomaten in dienst. Op de posten in vrijwel alle landen werken ook lokale medewerkers, mensen die permanent in dat land wonen. De komende jaren zullen veel posten krimpen, met nog slechts één of twee diplomaten waarmee de rol van lokale medewerkers dus nog belangrijker zal worden. Deze lokale medewerkers zijn meestal niet in de gelegenheid om naar Den Haag te reizen voor cursussen. Met dit in gedachten wilde de afdeling Leren en Ontwikkelen het online leeraanbod uitbreiden.

Het ontwerp en de praktijk

Bij het ontwerp van de online workshops startten we bij het begin:  wat gaan de deelnemers leren van de workshop, wat gaan zij na de workshop anders doen in hun werk? In de situatie van Buitenlandse Zaken  maakten we gebruik van een reeds bestaande workshop Jobcrafting. Die workshop hadden we een aantal maal klassikaal gegeven in Den Haag en ‘fysiek’ op een post in het buitenland. Daardoor was het programma al uitgekristalliseerd, hadden we het leerdoel scherp, en hadden we feedback van eerdere deelnemers al kunnen verwerken.

Het draaiboek van de klassikale workshop konden we direct ter zijde leggen. Die workshop duurde tweeënhalf uur, en om nu zo lang voor een webcam te zitten…. We besloten de klassikale workshop daarom op te knippen in verschillende korte sessies. Bijkomend voordeel bleek te zijn dat de deelnemers tussen de eerste en tweede sessie al wat konden oefenen met de leerstof in de praktijk.

Voorafgaand aan de workshop organiseerden we een testsessie, waarbij het de bedoeling was dat iedereen inlogde in de meetingroom (leeromgeving) en beeld en geluid testte. Dit bleek in de praktijk zeer nuttig; mensen waren wat onwennig met de apparatuur, bleken wachtwoorden kwijt te zijn, of zaten in een ruimte die toch te onrustig bleek. Deze hick-ups hadden we dus al achter de rug toen de eerste echte bijeenkomst plaatsvond.

Rol begeleider workshop

 Als begeleider heb je een uitgebreidere rol dan in een klassikale cursus. Je bent niet alleen docent, maar je modereert zeer actief de groepsdynamica en bent verantwoordelijk voor de technische assistentie.

 Waar in een zaaltje deelnemers elkaar al bij de koffie- en theetafel tegenkomen, zich installeren met bloknote en pen, gaat dat via de webcam anders. Deelnemers van een workshop via webcam zitten achter hun bureau, zijn een minuut daarvoor nog aan het werk, en moeten bij de start mentaal nog omschakelen. Door vragen te stellen als ‘Hoe zag je werkdag er tot nu toe uit?’, ‘Kan je de andere deelnemers iets van je werkplek laten zien met de webcam?’ kreeg men een beeld van de context van andere collega’s, kon men ‘landen’ en focussen op de workshop. Overigens trokken collega’s op de werkplek van de deelnemers zich weinig aan van het feit dat iemand bezig was met een workshop: storingen kwamen geregeld voor, veel vaker dan bij een klassikale workshop. Zo kregen we via de webcam uit Bangladesh digitaal een kopje koffie aangeboden van een koffiemeneer, die zelf overigens een kei bleek in jobcraften.

Wij moesten wennen aan het beurten geven. Doordat je elkaar op het scherm ziet gaat veel lichaamstaal verloren en zaten deelnemers af te wachten of ze iets mochten zeggen.  Hoewel wij die mogelijkheid niet hadden kan een chatfunctie op het scherm hierbij helpen. Wij bouwden meer controlevragen in om te checken of deelnemers de rode lijn nog zagen. Een handig hulpmiddel bleek het aanbieden van een werkboek te zijn. Daarin stonden de opdrachten genoteerd waarmee men individueel of in duo’s aan de slag ging. Mensen konden de opdracht nog even nalezen en hun antwoorden noteren.

De techniek speelt uiteraard een belangrijke rol. Haperingen zijn onvermijdelijk. Het gaf ons rust om zelf vooraf met een collega van de ICT afdeling de apparatuur te testen, de prezi aan te sluiten op de videoconferencing set en (heel belangrijk) een lijstje met telefoonnummers van de ICT collega en de deelnemers bij de hand te houden. Wij spraken ook een rolverdeling af wie welk stuk inhoudelijk deed, zodat de andere begeleider haar handen vrij had voor technische assistentie.

Inhoudelijke diepgang

Doordat veel aandacht uitging naar de techniek en de groepsdynamica, was het moeilijk om goed de diepte in te kunnen. Na de eerste sessie merkten wij dat in vergelijking met de klassikale cursussen de diepgang en de individuele aandacht beperkter was. Om de impact voor deelnemers te vergroten kregen deelnemers na afloop van de tweede sessie de deelnemers een individueel gesprek via Skype aanboden, om nader in te gaan op hun eigen werkpraktijk en adviezen op maat te kunnen geven. In zo’n coachingsgesprek via Skype vergeet je bijna dat er een beeldscherm tussen zit en is de fysieke afstand zo goed als verdwenen.

Wat vonden de deelnemers ervan?

ambassade BangkokDe deelnemers waren erg blij met de mogelijkheid een workshop te volgen, aangezien de mogelijkheden op een post zeer beperkt zijn. Ook werden de korte sessies gewaardeerd, waardoor dit makkelijker binnen het drukke werkschema was in te passen.

De uitwisseling met collega’s op andere posten werd ook echt als een meerwaarde ervaren, dit vergrootte het gevoel sámen voor bepaalde uitdagingen te staan. Net als de feedback van collega’s en begeleiders, wat hielp om buiten het eigen denkkader te treden en je (in dit geval) bewust te worden waar je sterk in bent.

Tips and tricks

Wil je zelf een workshop via de webcam organiseren, dan zijn dit handige tips:

  •  De webcamworkshop kent meer storingen dan de klassikale: technische haperingen, collega’s die langslopen. Bereid jezelf en je deelnemers daarop voor.
  • Organiseer een testsessie om aanloopproblemen te ondervangen
  • Denk goed na over de vorm: kijken naar een beeldscherm is anders dan in een zaaltje zitten. Zorg voor voldoende afwisseling in het programma en maak gebruik van filmpjes, quizzen, polls.
  • Blijf ook tijdens de uitvoering nadenken of het leerdoel gehaald wordt en bedenk een (individuele) oplossing om deelnemers te helpen het geleerde in hun eigen werk toe te passen.
  • Vraag mensen in duo’s deel te nemen, hierdoor kunnen zij makkelijk onderling sparren bij vragen of opdrachten
  • Bij opdrachten in duo’s: vraag mensen het geluid uit te zetten voor de rest van de groep, zodat andere deelnemers daar geen last van hebben.

Bijzonder….

thaise fanfareOok bij een webcam workshop kunnen bijzondere dingen gebeuren. De laatste workshop vond enkele dagen voor de troonswisseling plaats. Tijdens de workshop hoorden we opeens een fanfare het Wilhelmus spelen. Wij, de begeleiders in Den Haag, keken al naar buiten of bij het ministerie een parade voorbij kwam. Maar nee, op de binnenplaats van de ambassade in Bangkok bleken repetities plaats te vinden van een Thaise harmonie voor de laatste Koninginnedagreceptie. Die sneak preview hadden we mooi te pakken!

Anja Hilgers is eigenaar van Hilgers Consultancy, partner in Leren en Ontwikkelen.

Charlotte Staats is senior adviseur Leren en Ontwikkelen bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.

2 Comments
  1. ella de Voogd 4 jaar ago

    Hi Charlotte, leuk stukje over de webcam cursus. Voor herhaling vatbaar. Een kleine correctie: de fanfare was in Bangladesh, en was zo slecht dat hij op 30 april niet heeft gespeeld, letterlijk afgeblazen dus.

  2. Sibrenne Wagenaar 4 jaar ago

    Dag Charlotte en Anja, dank jullie wel voor het delen van deze ervaring! Mooi om te lezen hoe je zo toch online een workshop of traject kunt aanbieden! Dank voor de tips; de tip om goed na te denken over interactie blijft waardevol!

Leave a reply

©2017 NVO2 - website door Thumbs Up

Log in with your credentials

or    

Forgot your details?

Create Account